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2014-11-05

ベンチャー企業のオフィス移転のアレコレ

私はこれまで、様々な会社のオフィス選びやオフィス退去に立ち会ってきました。その中で経験したことをツラツラ書いてみます。

 

資金調達した会社は、オフィス移転を繰り返す。

調達資金を背景に、足元の営業キャッシュフローにかかわらず人材採用を行うので、すぐにオフィスが一杯になります。でも最初から広〜いところを借りるとスカスカですし、賃料もかかるし、どうしたものか?と思案する起業家も多いと思います。

私は、こまめに引っ越すしかないと思います。どれくらいの時期にどれくらいの人材が必要になるか、が読めないので、少し広めのところに引越して、一杯になったらまた引っ越す。1年に1回くらいのペースで引っ越すこともあり得ます。都度、原状回復工事や内装にお金がかかったり、礼金や不動産仲介手数料はかかったりますが、これは必要経費と考えるしかないと思います。現在とは別の区や市に引っ越すと、定款変更が必要になったり、移転登記で登記代が6万円(旧住所と新住所3万円づつ)でかかったりします。同じ区内で引っ越すのが何かと楽ですし、移転登記も3万円で済むのでいいですが、それより、まず環境優先でしょうね。

 

内装を少しオシャレにしたら、原状回復せずに引っ越せた。

引越しが頻繁に起こることを考えると、内装にお金をかけるのはバカらしいのですが、少しオシャレな感じの内装にして、1年経ったところで引越しをしようとしました。そうしたら仲介会社さんが、原状回復せずにそのまま利用する賃貸者を連れてきてくれて、原状回復工事をせずに引っ越せました。原状回復工事は坪15,000円〜25,000円くらいかかるので、バカにならないのですが、これはよかったです。

また、別の会社では、前に賃貸していた会社の内装をそのまま引き継いで利用した(いわゆる居抜き)ので、内装にそれほどお金がかからず、こちらも経済的でした。 少しオシャレな感じの会議室だと、外部との打ち合わせも自社でできる機会が増えるので、時間の節約になったりしてメリットも結構あります。この辺りは手持ち資金との兼ね合いで考えたいですね。

 

駅から徒歩5分以内

商談のために外出する必要のある会社は、駅から遠いと大変です。特に夏場は、駅からオフィスまで徒歩10分以上となると、もうそれだけで消耗してしまって、肝心の商談の時に力が出なくなったりしてw。やはり駅から近いオフィスを選びたいです。

 

 

ワンフロアー

社員が増えてきても、とにかく行けるところまでワンフロアーにこだわった方がいいと思います。フロアーが分かれてしまうと、コミュニケーションが完全に分断されてしまいますし、社員一人ひとりの状態も見えづらくなるので、ワンフロアーにこだわった方がいいと思います。全員で一丸となって力を結集しなければいけませんからね。これはバカにできないポイントです。

 

解約予告は3ヶ月前に

一般にオフィスの解約予告は6ヶ月前が多いですが、頻繁にオフィスを引っ越すことが前提となるので、賃貸契約締結に際しては、3ヶ月前予告で解約できるように交渉した方がいいと思います。私は予め仲介会社に依頼しています。

引っ越しを決定したら、引越し先物件が見つかり次第すぐにでも移りたいわけですが、6ヶ月前予告ですと、必ず賃料数カ月分の違約金を支払うことになります。もったいないですね。でも、6ヶ月も引越しを待っていられません。ですので、ベンチャーでは3ヶ月前予告にしたいところです。私が引越し先を探す場合は、3ヶ月前予告で契約できる先、というのが条件にしています。

 

築年数が古くてもしっかりしたビルはある。

1970年代とかに建築された築年数の古いビルでも、しっかりしているビルはあります。外見は古くても、中がきれいであればいいと思います。外見の古さとオフィス内のキレイさにギャップがあると、余計に内側のきれいさが目立ったりします。

 

ネットの手配と郵便転送

引越してすぐにインターネットがつながらないとものすごく不便だと思います。NTTの工事の日程調整も必要になるので、早めにNTTと工事日程調整した方がいいです。ただ以前、工事当日になって、「上の階と下の階の会社にも入って線を通さなければならない」と急に言われたことがありました。休日だったので上の階も下の階も閉まっていました。事前にそのようなことは言われていなかったので押し問答になったのですが、結局その日は工事できませんでした。それ以降、NTTの工事日程調整の時に、予めビルのどの階を開けて貰う必要があるのかどうか、確認するようにしています。NTTは大きな会社で社内連絡がうまくいかないことがありますので要注意です。

あと、NTTの局内工事といって、オフィス側の工事が必要ない場合があるのですが、これ、NTT側で工事を失念することがあります。NTT内の連絡が上手く行っていないことがあります。以前、これをやられて、えらい大変なことになりました。いずれも工事前日に確認の電話を入れるのが無難です。

あと古い方のオフィスで郵便転送手続きも忘れないようにしたいですね。ネットと電話で完結できます。

 

保証人を社長以外にもう1名立てろ

これを言われることがあります。交渉しても全く応じないビルも多いです。でも実際、保証人をもう一人とか言われても保証人を頼める人はみつからなかったりします。その場合は保証会社に依頼することになります。保証料は保証期間2年で1ヶ月分賃料相当です。これも予め織り込んで、物件の経済合理性を考えなければいけませんね。

 

オフィス移転コスト

・礼金

・仲介手数料

・原状回復工事代金

・内装工事代金

・敷金償却(敷金のうち10%は返却しません、といった約束)

・契約更新料

・保証会社を使う場合の保証料(1ヶ月分の賃料)

・移転登記費用

などなど。

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